Intra-organisme : mobiliser tous les groupes d’acteur.trice.s
Ce contexte d’application est le plus impliquant en matière de logistique, de temps alloué et d’intérêt, mais il est aussi le plus complet en ce qui concerne la participation et la prise en compte des différents points de vue au sujet des pratiques d’autonomie. En ce sens, il risque d’offrir une vue d’ensemble plus complète et présente un intéressant potentiel de réflexion sur l’orientation et le développement des pratiques de l’organisme. Ce contexte exige idéalement la présence d’un.e accompagnateur.trice afin de garantir le respect des règles du jeu, d’assurer une logistique plus impliquante sur le plan du temps et d’offrir un regard externe sur le processus (pour revoir les conditions et critères de ce contexte, voir le tableau résumé des critères de sélection pour faciliter le choix du contexte d’application.
Dans ce contexte d’application, l’exercice réflexif se fait au sein d’un seul et même groupe de base. L’exercice s’inspire d’une approche participative favorisant l’implication et une certaine représentation de l’ensemble des acteur.trice.s concerné.e.s par l’organisme (destinataires, intervenant.e.s, administrateur.trice.s). Pour permettre une réflexion intéressante et une certaine diversité d’expérience, il est fortement conseillé de recruter un minimum de trois participant.e.s par groupe homogène représenté (destinataires, intervenant.e.s et représentant.e.s du conseil d’administration).
Présenter la séquence des réunions et le calendrier (ateliers et rencontres plénières)
Dépendamment du rythme souhaité par l’organisme, la démarche peut se réaliser de façon soutenue et intensive sur trois mois ou six à huit mois selon les disponibilités des participant.e.s. Étant donné la durée de la démarche, l’organisme intéressé doit d’abord recruter les participant.e.s de tous les groupes d’acteur.trice.s. Les deux possibilités de recrutement sont les suivantes : 1) recruter les participant.e.s avant le démarrage de la démarche en leur présentant le projet, ses visées et l’importance de leur contribution et points de vue, 2) inviter l’accompagnateur.trice au sein de l’organisme pour présenter la démarche, sa séquence et ses objectifs. Les personnes qui le souhaitent pourront ensuite signifier leur intérêt à participer à l’ensemble de la démarche réflexive.
Les étapes de la démarche réflexive au sein d’un même groupe mobilisant tous les acteur.trice.s comprennent sept réunions selon la séquence suivante :
Les étapes détaillées de la démarche
Pour vous aider à organiser la séquence des rencontres, l’accompagnateur.trice peut vous proposer un outil résumant les étapes de la démarche ainsi qu’un tableau de suivi pour y inscrire votre échéancier (Outil 13). De plus, cet outil fait la liste de l’ensemble des documents dont l’accompagnateur.trice aura besoin pour se préparer et réaliser chaque rencontre (ordre du jour, PowerPoint, fiche explicative, feuilles d’exercices, etc.).
Pour chaque étape de cette démarche, vous trouverez ci-dessous des explications détaillées ainsi que les outils appropriés.
Étape 1 : Rencontre de démarrage : Entamer la démarche et stimuler l’intérêt des participant.e.s
La première rencontre de démarrage et de présentation à l’ensemble des personnes potentiellement intéressées par la démarche, d’une durée de deux heures, est cruciale. L’ensemble du processus y est présenté, la pertinence de réaliser cette réflexion, l’apport de chaque participant.e tout au long du processus, le calendrier de travail, etc. De plus, il s’agit d’un moment de rencontre permettant à tous les participant.e.s de faire connaissance et de se sentir partie prenante d’un projet commun entre des personnes qui souhaitent comprendre l’organisme et participer à une réflexion sur ses pratiques et orientations.
Pour l’accompagnateur.trice qui anime la première rencontre, voici les documents et outils que nous vous proposons d’utiliser :
Pour vous préparer :
– Ordre du jour « Rencontre de démarrage » (Outil 14_Gabarit et Outil 14_Procédurier
– PowerPoint « Rencontre de démarrage » (Outil 15)
– Schéma résumé (Outil 1)
– Schéma détaillé (au besoin) (Outil 2)
À présenter :
– PowerPoint « Rencontre de démarrage » (Outil 15)
– Schéma résumé (Outil 1)
À remettre aux participant.e.s :
– Fiche explicative intraorganisme (Outil 11)
Étape 2 : Atelier de réflexion autour du schéma des pratiques d’autonomie communautaires avec chacun des groupes homogènes
À tour de rôle, chaque groupe d’acteur.trice.s de l’organisme sera invité à réaliser l’exercice de réflexion et de positionnement des pratiques à l’aide du schéma d’analyse lors d’un atelier de trois heures. Pour comprendre en détail comment réaliser l’atelier de réflexion, voir l’ordre du jour (Outil 16_Gabarit et Outil 16_Procédurier) et les documents proposés pour l’animation (Outil 13). La ou les personnes qui animent l’atelier le font en quatre étapes principales. Voici un résumé :
- Favoriser les échanges et discussions sur la mission, le fonctionnement et les activités de l’organisme. Cette étape comprend un très court exercice d’écriture afin de permettre aussi aux personnes moins volubiles de partager leur point de vue sur la mission de l’organisme et leur expérience individuelle.
- Réaliser un exercice de positionnement des pratiques de l’organisme au sein du schéma des pratiques d’autonomie communautaires.
- Inviter chaque participant.e à préciser où se positionne principalement l’organisme au sein du schéma (en considérant les pratiques et les activités que réalise l’organisme).
- Inviter chaque participant.e à indiquer où il.elle aimerait que l’organisme se positionne principalement,dans l’idéal (en considérant les pratiques et les activités que réalise l’organisme).
Voici à quoi devrait ressembler l’affiche du schéma des pratiques d’autonomie à la fin de l’atelier, lorsque toutes les étapes ont été réalisées :
À la fin de l’atelier, la personne qui anime réalise une synthèse des propos tenus et invite les participant.e.s à désigner une personne porte-parole qui présentera un résumé à la prochaine rencontre de mise en commun des réflexions entre tous les groupes.
Pour l’accompagnateur.trice qui anime la rencontre, voici les documents et outils que nous vous proposons d’utiliser :
Pour vous préparer :
– Ordre du jour « Atelier réflexif » (Outil 16_Gabarit et Outil 16_Procédurier)
À présenter et à apporter à chaque atelier :
– Affiche Schéma (Outil 17)
– Post-it de trois couleurs différentes
– Feuilles lignées pour les participant.e.s
– Crayons
Nous vous invitons à visionner le vidéo Positionner ses pratiques d’autonomie communautaire.
Étape 3 : Rencontre de partage et d’échange entre les trois groupes homogènes sur les positionnements actuels et désirés
Cette rencontre de mise en commun du travail de réflexion permet à chacun des groupes de communiquer, à tour de rôle, les résultats de son analyse des positionnements actuels et désirés, notamment en présentant l’affiche du schéma contenant tous les positionnements (pratiques positionnées, positionnement actuel selon chaque participant.e et positionnement désiré selon chaque participant.e). Cette mise en commun permet alors la discussion sur les points de divergence et l’identification des points de convergence dans la perspective de suggérer aux membres du conseil d’administration des pistes de réflexion et d’actions permettant soit de consolider des acquis ou de changer de cap.
Cette rencontre est donc l’occasion pour chaque participant.e d’avoir une vision d’ensemble de l’organisme (tous les points de vue), de ses pratiques, activités et types d’autonomie mis de l’avant. De cette façon, il devient donc possible de réfléchir collectivement aux orientations et au développement de l’organisme à partir des pratiques d’autonomie en informant les membres du CA des points à considérer pour orienter les pratiques d’autonomie communautaires de l’organisme.
Rappelons que, compte tenu des enjeux organisationnels potentiellement conflictuels associés à cette démarche, il importe de s’assurer de l’engagement volontaire des participant.e.s. Chaque personne qui s’implique volontairement dans la démarche doit avoir de l’intérêt pour le développement de l’organisme et pour son rôle. Les personnes qui s’engagent dans la réflexion sont prêtes à entendre les différents points de vue, et à réfléchir ensemble à l’orientation de ses pratiques et des effets que ces dernières ont sur les destinataires.
Pour comprendre en détail comment réaliser la rencontre de mise en commun entre tous les groupes, voir l’ordre du jour (Outil 18_Gabarit et Outil 18_Procédurier) et les documents proposés (Outil 13) pour l’animation. La ou les personnes qui animent l’atelier le font en trois étapes principales, dont voici un résumé :
- Présentation des résultats des positionnements actuels et désirés par groupe. Chaque groupe homogène est invité à tour de rôle, et sans interruption des participant.e.s, à présenter le schéma sur lequel il a situé les positionnement actuels et désirés à partir des pratiques qu’il a identifiées. Présenter les différentes photos pour permettre la comparaison.
- Travail en sous-groupe pour réagir à ce qui aura été présenté (petit exercice). Pour revoir l’importance de permettre aux participant.e.s de travailler en sous-groupe, veuillez consulter la page portant sur les aspects favorisant les échanges et la réflexion (les invariants).
- Retour en plénière pour discussion entre les groupes.
Pour l’accompagnateur.trice qui anime la rencontre, voici les documents et outils que nous vous proposons d’utiliser :
Pour vous préparer :
– Ordre du jour « Rencontre mise en commun » (Outil 18_Gabarit et Outil 18_Procédurier)
– Photo, image ou affiche du schéma présentant les positionnements de chaque groupe (outil visuel pour permettre la comparaison entre les groupes) (Outil 28)
À présenter :
– Chaque groupe présente sa photo, son image ou son affiche avec les positionnements.
À remettre aux participant.e.s :
– Feuille d’exercice (Outil 19)
À remettre aux administrateur.trice.s en vue de la dernière rencontre :
– Tableau Réflexion CA (Outil 20)
– Tableau Réflexion CA_Approfondi (Outil 21)
Étape 4 : Rencontre des délégué.e.s administrateur.trice.s lors d’une rencontre régulière du conseil d’administration
À partir des informations obtenues lors de la rencontre de mise en commun, les délégué.e.s du conseil d’administration qui participent à la démarche peuvent désormais rapporter l’information et la transmettre à l’ensemble du conseil d’administration. À partir de ces pistes de réflexion, le conseil d’administration est invité à discuter et à réfléchir au suivi organisationnel qu’il souhaite réaliser pour orienter ou ré-orienter les pratiques d’autonomie communautaire de l’organisme (si désiré). Le CA est informé que les délégué.e.s devront rapporter ces suggestions d’orientation lors d’une rencontre ultérieure avec tous les participant.e.s de la démarche. Si aucune orientation n’est souhaitée concernant les pratiques d’autonomie, les délégué.e.s expliqueront les raisons et en feront part aux participant.e.s également.
Il revient au conseil d’administration de réaliser ce travail de suivi organisationnel et de retour auprès des participant.e.s, puisque le conseil d’administration représente l’instance décisionnelle de tout organisme communautaire.
Voici les documents et outils que peuvent utiliser les administrateur.trice.s lors de la tenue du conseil d’administration :
Possibilité pour les administrateur.trice.s d’utiliser les documents suivants :
– Tableau Réflexion CA (Outil 20)
– Tableau Réflexion CA_Approfondi (Outil 21)
Étape 5 : Retour du conseil d’administration sur les pistes d’orientation de l’organisme
Cette rencontre de retour du conseil d’administration sur les pistes d’orientation de l’organisme est la dernière qui implique l’ensemble des participant.e.s à la démarche. À partir des discussions qui auront eu lieu au sein du conseil d’administration, les délégué.e.s du CA sont invité.e.s à expliquer ce qu’ils.elles souhaiteraient faire à la suite de l’ensemble du travail réalisé pour orienter le développement des pratiques d’autonomie de l’organisme (si désiré). La rencontre permet donc à tous les groupes de réagir à ce qui est proposé comme suivi organisationnel, mais aussi de réfléchir ensemble aux orientations et au développement de l’organisme à partir des pratiques d’autonomie.
Pour comprendre en détail comment réaliser la rencontre de mise en commun entre tous les groupes, voir l’ordre du jour (Outil 22_Gabarit et Outil 22_Procédurier) et les documents proposés (Outil 13) pour l’animation. La ou les personnes qui animent l’atelier le font en quatre étapes principales, dont voici un résumé :
- Présentation du conseil d’administration : synthèse des réflexions des membres du CA sur l’influence que la démarche réflexive peut avoir sur la prise de décision quant aux orientations des pratiques d’autonomie de l’organisme
- Travail en sous-groupes pour réagir à la présentation du CA
- Retour en plénière et discussion entre les groupes
- Appréciation finale de la démarche réalisée
Pour l’accompagnateur.trice qui anime la rencontre, voici les documents et outils que nous vous proposons d’utiliser :
Pour vous préparer :
– Ordre du jour « Pistes d’orientations » (Outil 22_Gabarit et Outil 22_Procédurier)